VPRO Meet Up
Stappenplan
Samen met VPRO heeft SPN een stappenplan samengesteld zodat jij als programmamaker aan de slag kan met het organiseren van een eigen Meet Up in jouw bibliotheek.
De bibliotheek is bij uitstek geschikt voor het organiseren van zowel een Tegenlicht Meet Up als een literaire Meet Up naar het format van Brommer op zee. De bibliotheek is een plek voor persoonlijke ontwikkeling. Iets waar de Meet Ups van de VPRO goed bij aansluiten. Ga in jouw bibliotheek op zoek naar een ruimte waar je de Meet Up gaat houden. In die ruimte wil je in ieder geval de mogelijkheid hebben om video of fragmenten op een scherm te laten zien. Een microfoon voor sprekers kan ook handig zijn. Denk ook na over de setting; wil je graag in een grote zaal zitten of liever een huiskamergevoel creëren?
Bij het organiseren van een Meet Up kun je zowel voor een oude als nieuwe aflevering kiezen. Je kunt bijvoorbeeld het schema van de uitzendingen van de VPRO kiezen en een gesprek organiseren over de meest recente aflevering maar je kunt ook kiezen voor een thema dat op het moment van organiseren erg actueel is.
Tegenlicht
In het archief van Tegenlicht vind je ruim 20 jaar aan uitzendingen. Genoeg onderwerpen en titels om uit te kiezen. Er zijn veel thema’s die goed passen bij de bibliotheek. Op de inspiratiepagina vind je een uitgebreid overzicht van thema’s en tips voor het kiezen van een uitzending. Daarnaast kun je ook kijken op de website van VPRO Tegenlicht. Heb je een uitzending gekozen, mail dan de VPRO. Zij kunnen jou deze uitzending toe te sturen. Van de VPRO ontvang je naast de aflevering ook extra materiaal dat je nodig kan hebben om de Tegenlicht Meet Up te organiseren.
Tip! Via de wekelijkse nieuwsbrief van VPRO Tegenlicht blijf je als programmamaker gemakkelijk op de hoogte van de uitzendingen en nieuwe thema’s. Via sociale media als Twitter en Facebook kan je ook samen met bezoekers meepraten over de nieuwste afleveringen!
Brommer op zee
Op de website van Brommer op zee vind je een overzicht van alle afleveringen. Daarnaast is op deze pagina aanvullend materiaal van Brommer op zee te vinden, zoals begeleidende vragen, portretten van de schrijvers en bijgevoegde notities bij de boeken. Deze kunnen jou helpen bij het organiseren van je literaire Meet Up en om met lezers in gesprek te gaan.
Een Meet Up kan heel veel verschillende vormen hebben. Jij bepaalt hoe je de Meet Up in jouw bibliotheek organiseert. Het kan een gesprek zijn tussen sprekers op basis van fragmenten uit de uitzending, een workshop, een brainstormsessie of een kringgesprek over thema’s uit de uitzending of het boek van die maand. Lees ook hoe andere bibliotheken dat doen.
Denk na over welk doel jij wil bereiken met de Meet Up en kies voor een vorm die daarbij past. Denk ook aan je publiek: welke vorm past het beste bij je bezoekers?
Misschien wil jij eerst uitproberen hoe het organiseren van een Meet Up werkt. Maar het kan ook zijn dat je al enkele ervaring hebt met Meet Ups in jouw bibliotheek.
Vormen voor een Tegenlicht Meet Up
Vraag het publiek voorafgaand aan de Meet Up de aflevering te kijken. Voer daarna een (kring)gesprek of discussie met jou publiek, bijvoorbeeld op basis van diverse stellingen.
- Kijk samen naar de aflevering. Voer daarna een (kring)gesprek of discussie over het thema. Welke vragen komen naar voren?
- Vraag het publiek voorafgaand aan de Meet Up de aflevering te kijken. Voer daarna een (kring)gesprek of discussie met jou publiek, bijvoorbeeld op basis van diverse stellingen.
- Bekijk fragmenten uit een aflevering, bijvoorbeeld drie kortere stukjes. Voer na ieder fragment een (kring)gesprek of discussie. Je kunt er ook voor kiezen drie fragmenten uit verschillende afleveringen te kijken die hetzelfde thema hebben.
- Bekijk fragmenten uit een aflevering of van een bepaald thema en nodig een spreker uit hier wat over te vertellen. Voer daarna een (kring)gesprek of discussie op basis van vooraf bepaalde stellingen.
Vormen voor een Brommer op zee Meet Up
- Nodig een (lokale) schrijver uit om over zijn of haar boek te komen praten. Vul het gesprek eventueel aan met fragmenten uit eerdere titels van Brommer op zee. Kies samen met je gast passende fragmenten. Voer het gesprek over de onderwerpen die aan bod komen.
- Bekijk samen met bezoekers en de leesclubs van de bibliotheek een aflevering en voer daarna aan de hand van notities van de schrijver en de bespreekpunten van de VPRO een (kring)gesprek of discussie.
- Organiseer een gesprek op basis van fragmenten uit eerdere uitzendingen en voer na ieder fragment een (kring)gesprek of discussie. Je kunt er dan ook voor kiezen meerdere fragmenten uit verschillende afleveringen te kijken die hetzelfde thema raken, zo vul je een literaire thema avond.
Heb je een vorm gevonden die bij jouw bibliotheek past? Maak dan een draaiboek van de avond, daarover lees je verderop meer.
Denk ook aan randprogrammering rondom jouw Meet Up!
Naast het het gesprek over maatschappelijke thema’s of literatuur, zijn de Meet Ups ook een uitgelezen kans om randprogrammering aan te bieden. Een mooie aanvulling op het bespreken van boeken is bijvoorbeeld om ook een boekenruil te organiseren. Nodig tijdens de Meet Up lokaal talent uit om de avond te omlijsten door middel van muziek, cabaret, poëzie of spoken word zoals in Rozet.
Tip! Het is ook leuk om andere activiteiten met elkaar te ondernemen die in het teken staan van lezen en literatuur. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren van een pop-up leesclub voorafgaand aan de Meet Up. Of aan het maken van een literaire wandeling. Op verschillende plekken in Nederland hebben VVV’s, bibliotheken of boekhandels speciale routes uitgezet. Van veel boeken in de bibliotheek is een boekbeschrijving. Sommige boeken hebben achtergrondinformatie in de vorm van recensies, filmpjes, een interview met de schrijver of reviews. Deze aanvullende informatie is via Literom makkelijk te vinden (met hun bibliotheekpas kunnen bezoekers online inloggen). Ook het organiseren van een literaire quiz of prijsvraag over het boek inclusief een prijs voor de winnaar of een boeken blind-date zijn ideeën voor randprogrammering.
Met het organiseren van een Meet up kan je als bibliotheek zo lokaal invulling geven aan verdieping, ontmoeting en dialoog.
Afhankelijk van de vorm die je kiest, kun je op zoek gaan naar sprekers of schrijvers. Dit geeft afwisseling en verdieping aan jouw Meet Up en is vaak heel interessant voor de deelnemers. Zoek sprekers die inhoudelijk bij de uitzending aansluiten en de dialoog met het publiek aan willen gaan. Denk goed na over welke sprekers je aan tafel wilt uitnodigen om dieper op het onderwerp in te gaan. Je kunt denken aan lokale experts over een bepaald onderwerp of schrijvers die over het betreffende thema een boek hebben geschreven.
Natuurlijk kan je er ook voor kiezen om alleen met de aanwezigen in gesprek gaan.
Om discussie los te krijgen, kan het fijn zijn om een aantal vragen achter de hand te hebben. Ook stellingen werken daarvoor vaak goed. Over het algemeen werkt het goed om een moderator te hebben die het gesprek op gang brengt en in goede banen kan leiden, maar dat is natuurlijk niet verplicht.
De moderator
Iemand die fragmenten en overgangen tussen verschillende onderwerpen of sprekers aan elkaar rijgt is onmisbaar. Je kunt kiezen voor een professionele moderator die betaald wordt voor zijn werk, maar je kunt ook denken aan een vrijwilliger die het leuk vindt om de Meet Up te modereren. Ga je voor een vrijwilliger, kijk dan bijvoorbeeld naar de leden van lokale boekenclub, of iemand die is aangesloten bij een lokale debatclub en het leuk vindt om te presteren of enthousiast wordt van een gesprek leiden. Vaak wordt het leiden van een gesprek ervaren als heel leerzaam!
Tips voor een Meet Up met sprekers
1
Nodig je schrijver of spreker uit voor een voorgesprek. Wat hebben ze over dit onderwerp te zeggen en wat zijn hun belangrijkste inzichten? Je weet dan waar de moderator ze op kan bevragen en je kunt interessante combinaties maken met andere sprekers.
2
Houd goed bij welke schrijvers en sprekers benaderd zijn voor Meet Ups. Ze kunnen wellicht in de toekomst wederom benaderd worden of helpen bij het vinden van een geschikte spreker.
3
Bespreek de Meet Up voor met de moderator, zodat die precies weet waarover hij de sprekers kan bevragen en wat zeker boven tafel moet komen.
Nu bekend is waar jouw Meet Up over gaat, wie de sprekers of schrijvers zijn en wanneer en waar de Meet Up gaat plaatsvinden is communicatie naar buiten essentieel om jouw doelgroep te bereiken. De doelgroep moet op de hoogte gebracht worden van de Meet Up en de mogelijkheid om hierbij aanwezig te zijn.
Betrek de marketing-communicatie-afdeling van jouw bibliotheek op tijd bij de organisatie van een Meet Up. Zij kunnen helpen met bekendheid geven aan de Meet Up door berichten voor op de website en Instagram of Facebook en dat helpt weer om publiek te enthousiasmeren om bij de Meet Up aanwezig te zijn.
Laat ook aan de VPRO weten wanneer jouw Meet Up is, dan kunnen zij ook op hun site of sociale media aandacht schenken aan jouw Meet Up! Zo kun je als organisator profiteren van het landelijke podium van de VPRO.
Er zijn tal van communicatieactiviteiten uit te zetten om de doelgroep te bereiken. Voor de uitvoering hiervan is een communicatiedraaiboek ontwikkeld. Doorloop alle stappen van het draaiboek of kijk welke stappen het beste bij jouw bibliotheek passen.
Door landelijk gebruik te maken van dezelfde type communicatiematerialen voor alle Meet Ups die in de bibliotheek worden georganiseerd, wordt de herkenbaarheid hoger. Zowel voor de Tegenlicht Meet Up als de Brommer op zee Meet Up zijn in de toolkit posters te downloaden waar jij zelf jouw locatie, tijdstip en thema in kan zetten.
Tips voor marketing & communicatie
1
Denk ook na of je gericht bepaalde groepen of communities uit wil nodigen voor wie deze Meet Up interessant is, denk aan je lokale lees- en/of debatclubs. Hoe meer mensen er zijn hoe levendiger het gesprek wordt.
2
Afhankelijk van het thema is het ook goed om lokale partijen, studenten of vrijwilligers niet alleen uit te nodigen om deel te nemen, maar om ze ook te betrekken bij organisatie van de Meet Up organisatie. Zo gaat jouw Meet Up leven in de gemeenschap!
3
Kondig via de website, Facebook, Twitter of Instagram jouw Meet Up aan middels een video waarin te zien is hoe een gast of de moderator alvast een tipje van de sluier weggeven. Ook via je nieuwsbrief, narrowcasting in de bibliotheek of een thematafel kan je bezoekers op de hoogte brengen van jouw Meet Up!
Het is bijna zo ver! De Meet Up gaat plaatsvinden. Dit kan overdag of in de avond zijn. Om zeker te zijn dat alles soepel verloopt is het handig om gebruik te maken van een draaiboek. In de toolkit vind je een standaard draaiboek. Afhankelijk van de situatie in jouw bibliotheek, of de gekozen vorm van jouw Meet Up kun je onderdelen overslaan of moet je misschien wat onderdelen toevoegen.
Tegenlicht
In de Tegenlicht Toolkit vind je verschillende middelen die jouw helpen bij de organisatie van een Tegenlicht Meet Up. Zo ook een template voor een presentatie. Gebruik deze voor op de achtergrond. Bijvoorbeeld met stills uit de uitzending of door een link naar het fragment in te voegen. Ook kun je stellingen vertonen of je gasten voorstellen via de presentatie. Zo heeft jouw publiek iets om naar te kijken tijdens het luisteren naar de sprekers.
Fotoverslag
Het is leuk om jouw Meet Up vast te leggen. Dat kan op veel verschillende vormen. Maak een foto, video of schrijf een verslag. Deze materialen kun je vervolgens ook weer op social media delen over de Meet Up die je hebt georganiseerd.
Na het organiseren van een Meet Up wil je natuurlijk graag weten hoe je bezoekers nog meer uit de Meet Ups kunnen halen. Daarom is evalueren een belangrijk onderdeel van het organiseren van een Meet Up.
Vraag de bezoeker
Op verschillende manieren kun jij aan jouw bezoekers vragen wat ze van de Meet Up vonden. Dit kan van relatief gemakkelijk tot zeer uitgebreid. Is er bijvoorbeeld gelegenheid om een Meet Up na te praten met het bezoek, dan kun je ze vragen wat ze vonden van de Meet Up. Je kan ook bij de uitgang een kort evaluatieformulier neerleggen en het bezoek vragen deze in te vullen. Wil je het heel laagdrempelig houden? Vraag dan bezoekers enkel een cijfer op te schrijven ter evaluatie.
Een uitgebreidere vorm van evalueren met jouw bezoekers is door middel van een mailinglijst. Vraag bezoekers hun mailadres achter te laten, bijvoorbeeld bij het aanmelden voor de Meet Up. Na afloop kun je foto’s rondsturen maar ook een vragenlijst.
Online napraten
Geef bezoekers via social media de gelegenheid om door te praten over jouw Meet Up. Vraag bijvoorbeeld reacties te delen onder jouw bericht over de afgelopen Meet Up of vraag om suggesties voor een volgende Meet Up.
KennisCloud
Via KennisCloud kan een community rondom Meet Ups heen gebouwd worden. Daar kun je bijvoorbeeld artikelen en links gerelateerd aan aankomende Meet Ups delen. Maar ook kun je hier input ophalen over welke aflevering mensen graag in een Meet Up terug zouden willen zien.
Het voordeel van het registreren van mailadressen is dat je een netwerk opbouwt en mensen gericht kunt gaan uitnodigen voor een volgende Meet Up!
Toolkit
Bij verschillende onderdelen in het stappenplan horen een aantal middelen die je nodig kan hebben. Deze zijn gebundeld en makkelijk te downloaden vanuit de toolkit.